La clôture du soir, étape par étape
À la fermeture, l’écran de clôture propose le comptage par coupures : 3 billets de 50, 12 de 20, un rouleau de pièces — on tape des quantités, pas des additions de tête. Une fois le tiroir compté, l’écart s’affiche (par exemple −2,40 €) et il est attribué à la journée et à l’équipe du jour. La caisse suggère ensuite l’appoint de monnaie pour le fond du lendemain, numérote l’enveloppe de dépôt et imprime le rapport de fin de journée. La procédure est la même tous les soirs, quelle que soit la personne qui ferme.
Trois erreurs courantes et comment les éviter
| Le problème | La réponse |
|---|---|
| Le comptage influencé : on sait combien il devrait y avoir, on compte jusqu’à y arriver | Le comptage à l’aveugle (en option) : le montant théorique reste caché jusqu’à la fin du comptage |
| La dépense sans ticket : le fournisseur payé au tiroir, le justificatif égaré | La sortie d’espèces exige un motif et la photo du justificatif, prise au moment de l’opération ; la pièce reste attachée à l’écriture |
| L’écart découvert au trimestre : trop tard pour en trouver la cause | L’écart est calculé chaque soir et attribué à sa journée ; un écart répétitif peut être examiné jour par jour |
Ce que voit le comptable
Le livre de caisse se remplit à mesure des opérations : chronologique, solde continu ligne à ligne, chaque écriture reliée à sa pièce — le rapport de clôture, la photo du justificatif, le bordereau de dépôt numéroté. Quand le comptable demande le détail d’une sortie de 87 € en mars, l’écriture, sa photo et son motif se consultent directement. Autre point utile : une sortie qui rendrait le solde négatif est signalée au moment de la saisie, pas trois mois plus tard.
Le coffre, les dépôts, la banque
Entre le tiroir et la banque, chaque étape laisse une trace : le transfert du tiroir vers le coffre en cours de journée, l’enveloppe de dépôt numérotée dont la référence se retrouve sur l’extrait bancaire, la commande de monnaie. Ces opérations sont guidées par la caisse ; elles ne demandent aucun logiciel supplémentaire.
Où Kwitto se situe. Tout ce qui précède fait partie du module cash de base : comptage par coupures (à l’aveugle en option), photo du justificatif obligatoire ou motif « sans pièce » explicitement enregistré, enveloppes numérotées, alerte au solde négatif, livre exporté pour le comptable. Une limite à connaître : le rapprochement bancaire reste le travail de votre comptable — nous lui fournissons des références propres (bordereaux, lots), nous ne lisons pas vos extraits.
FAQ
Le comptage à l’aveugle, ce n’est pas un manque de confiance ? Il protège plutôt l’équipe : un écart constaté vaut mieux qu’un comptage ajusté, et le chiffre reste fiable. Beaucoup d’équipes le préfèrent une fois essayé.
Un prélèvement du patron, ça se note comment ? Comme une sortie avec un motif dédié — tracée, discrète à l’affichage, correctement présentée au trimestre. C’est une sortie souvent oubliée dans les livres tenus à la main.
Et si je me trompe dans le comptage ? Un recomptage est possible et tracé comme tel — jamais une correction silencieuse du chiffre de la veille.
Un monnayeur automatique change quoi ? Il compte les espèces et rend la monnaie ; la clôture lit directement la machine et les écarts deviennent rares. C’est un confort, pas un prérequis.