Une seule liste de commandes, trois canaux

Le problème du cahier n’est pas le papier : c’est qu’il y en a plusieurs. Le cahier du comptoir, les post-it du téléphone, les e-mails du site. La caisse réunit tout dans une seule liste, où chaque commande indique son origine : celle prise au comptoir, celle du téléphone — saisie pendant l’appel, le client retrouvé par son numéro —, celle passée sur le site à 22 h. Une seule liste, un seul décompte des quotas, une seule feuille de production le matin. La vendeuse du samedi voit la même chose que vous.

Quotas, créneaux, heure limite

Scène type — Noël. Le 20 décembre, trois réglages : 60 bûches maximum, retraits le 24 entre 8 h et 13 h par tranches de 20 minutes, plus de commandes après le 22 à 18 h. Ensuite :

Les acomptes et leur TVA

Un acompte est de l’argent encaissé avant la vente. Sa TVA est exigible à ce moment-là, pas au retrait. Tenu au cahier, ce suivi doit être reconstitué au moment de la déclaration ; tenu par la caisse, il est automatique. L’acompte s’encaisse à la commande — espèces, carte, ou par un lien de paiement envoyé au client du téléphone —, se déduit au retrait, et chaque écriture est enregistrée à la bonne date. Le cas du client qui ne vient pas est prévu : l’acompte est conservé ou remboursé selon vos conditions, la décision est tracée, et la marchandise rejoint le circuit des invendus.

Le matin du jour J

À 5 h le 24, la liste de production est prête : les commandes fermes s’ajoutent à la production habituelle, par produit et par créneau de retrait, et les retraits de la matinée s’affichent au fur et à mesure. Au comptoir, le retrait tient en un geste : le client montre sa confirmation ou donne son nom, l’acompte est déjà déduit, le solde s’encaisse. Deux vendeuses ne peuvent pas remettre deux fois la même commande, y compris quand la connexion internet est coupée.

Où Kwitto se situe. La liste unique, les quotas, les créneaux, les heures limites, les acomptes et les liens de paiement sont disponibles aujourd’hui. Une limite à connaître : la commande à distance passée par le client lui-même passe par votre page de commande en ligne ; au téléphone, c’est votre équipe qui saisit — le client est retrouvé par son numéro, l’article par ses premières lettres. Un répondeur qui prend les commandes seul est en développement ; nous ne le vendons pas avant qu’il existe.

FAQ

Un client veut modifier sa commande de bûches le 23 au soir. C’est votre réglage qui décide : avant l’heure limite, il modifie lui-même en ligne ; après, la modification passe par vous. Dans les deux cas, le quota se met à jour.

Comment prendre une commande au téléphone sans faire attendre la file ? La saisie demande quelques gestes : client retrouvé par son numéro, articles, date de retrait, acompte par lien de paiement envoyé pendant l’appel. Elle peut aussi se faire depuis le bureau pendant que le comptoir vend.

Les commandes du site arrivent-elles en cuisine toutes seules ? Oui. Elles entrent dans la même liste, comptent dans les mêmes quotas et figurent sur la même feuille de production que les commandes du comptoir et du téléphone.

Que devient l’acompte d’un client qui ne vient pas ? Ce que vos conditions prévoient — conservé ou remboursé. La caisse trace la décision, et la marchandise part au circuit des invendus, comptée.