« Werkt offline », is dat altijd dezelfde belofte?
Nee. Onder dezelfde vermelding dekken de commerciële fiches verschillende realiteiten. Veel kassa’s « werken offline » in de zin dat het scherm aan blijft, maar de productzoekfunctie vertraagt, de prijzen worden niet meer bijgewerkt, de multi-kassafunctie loopt vast, en bepaalde functies (bestellingen, klantenbinding, soms de kaartbetaling) vereisen de server. In een werkelijk autonome kassa is internet geen voorwaarde om te verkopen: de verbinding dient om de rest te synchroniseren en te versnellen. Een test vóór het tekenen: vraag om een volledige verkoop, ticket inbegrepen, met de box losgekoppeld — en dan een tweede op de andere kassa.
Wat moet een van de wereld afgesneden kassa kunnen?
| Situatie | Wat moet blijven werken |
|---|---|
| Internet uitgevallen (box, operator) | Verkopen, wegen, afdrukken, lade, maaltijdcheques, dagafsluiting |
| Meerdere kassa’s, internet uitgevallen | De kassa’s communiceren onderling via het lokale netwerk: overgedragen winkelmandjes, terugbetaling van een ticket uitgegeven op de andere kassa |
| Lokaal netwerk ook uitgevallen | Elke kassa werkt alleen verder, en geeft dit aan op het scherm |
| Terugkeer van het netwerk | Alles synchroniseert zonder dubbele telling of verlies, zonder tussenkomst |
Het derde geval is de moeilijkste test: de offline ingevoerde gegevens moeten zonder duplicaten verzoend worden (een verkoop die tweemaal verzonden wordt, mag niet tweemaal tellen) en zonder iets te verliezen.
En de boekhouding, in dit alles?
Het ontvangstenjournaal moet continu en onveranderlijk blijven, storing of niet. Een architectuur die aan deze eis voldoet, koppelt de verkopen lokaal aan elkaar (elk ticket verzegeld aansluitend op het vorige), en laat deze keten vervolgens door de server verifiëren: de storing creëert geen gat en geen twijfel over de volgorde. Als de kassa vraagt om de boekhouding na een storing met de hand te regulariseren, is aan de continuïteitseis niet voldaan.
De grenzen van offline werken
Niet alles kan lokaal zijn. Drie grenzen om te kennen:
- een factuur aan de toonbank vereist de verbinding: het factuurnummer is uniek op het niveau van de onderneming. Offline ontvangt de klant zijn ticket en wordt de factuur uitgegeven bij het herstel van de verbinding;
- webbestellingen komen in de kassa toe bij het herstel van het netwerk; als de bestelsite serverzijdig draait, blijft die aan haar kant bestellingen bevestigen binnen uw quota’s;
- het dashboard dat op afstand geraadpleegd wordt, toont de cijfers van de laatste synchronisatie, niet van de seconde zelf.
Waar Kwitto staat. Elke terminal is autonoom: hij verkoopt zonder internet, en de kassa’s van een winkel synchroniseren onderling via het lokale netwerk. De hierboven beschreven beperking voor facturen geldt ook voor Kwitto; ze wordt aangeduid op het ticket (« factuur volgt ») in plaats van verzwegen te worden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang kan een kassa offline blijven? Onbeperkt om te verkopen. De enige beperking is dat er uiteindelijk gesynchroniseerd moet worden voor de back-up en de rapportering — de grootteorde is dagen, geen minuten.
Wat gebeurt er met een ticket als de printer ook defect is? De verkoop wordt toch geregistreerd; het digitale ticket (scherm, QR) vervangt het papieren ticket.
Werkt de betaling per kaart zonder internet? De betaalterminal heeft zijn eigen regels, die afhangen van de acquirer. De kassa registreert de verkoop in elk geval; in de praktijk gebeurt de betaling in contanten of wordt genoteerd op de autonome terminal.
Kunnen twee offline kassa’s hetzelfde ticket tweemaal terugbetalen? Niet als ze lokaal communiceren: een terugbetaling op de ene markeert het ticket als terugbetaald op de andere, zelfs zonder internet.