Wat de wet zegt — en wat ze niet zegt

Geen enkele tekst verplicht een buurtwinkel om zich met een digitale kassa uit te rusten. Het geregistreerde kassasysteem viseert alleen de horeca die 25 000 € omzet uit restauratiediensten overschrijdt. Wat wél verplicht is, is dat ongeacht het gebruikte werktuig: het ontvangstenjournaal dat dag na dag wordt bijgehouden, het kasboek voor de contanten (chronologisch, doorlopend saldo, verantwoordingsstukken), de afronding op 5 cent van betalingen in contanten, en, sinds 1 januari 2026, de gestructureerde elektronische factuur (Peppol) tussen btw-plichtigen. Een kasregister levert daar niets van: het telt op en opent de lade, de rest gebeurt ernaast.

Wat er met de hand gebeurt, naast de lade

De taak Met het kasregister Met een digitale kassa
Ontvangstenjournaal Elke avond overgeschreven vanaf het Z-ticket Ingevuld naarmate er verkocht wordt
Kasboek Boekje, rekenmachine, vrije telling Telling geleid per coupure, verschil elke avond berekend
Afronding van contanten Bij elke teruggave uit het hoofd berekend Automatisch toegepast
Factuur aan een professional Aparte software, boekje of dienstverlener Uitgereikt vanuit de verkoop, verstuurd via Peppol
Het boekhoudkundige kwartaal Een map met Z-rapporten en tickets om opnieuw in te tikken, gefactureerde uren Rechtstreekse toegang voor de boekhouder: journalen, btw-uitsplitsing, exports

Elke regel op zich is een kleine taak. Opgeteld over een week vormen ze het werkelijke verschil tussen de twee werktuigen — het detail van de avond staat in Hoe houdt u uw kasboek dagelijks bij?.

De cijfers die het Z-ticket niet geeft

Het Z-ticket geeft een totaal per dag. Het zegt niet welke producten verkocht zijn, op welk uur, noch wat er als onverkocht overbleef. De beslissingen die daarvan afhangen — minder produceren op een rustige dag, een prijs herzien, een referentie schrappen — worden dan op gevoel genomen, bij gebrek aan cijfers. Een digitale kassa registreert het detail per product en per uur zonder bijkomend werk: het is dezelfde handeling aan de kassa.

Wanneer houdt u uw kasregister beter?

Er bestaan situaties waarin de vervanging kan wachten, en het is nuttiger die te benoemen dan ze te verzwijgen:

In die gevallen kan de rekening in het voordeel van het status quo uitvallen, minstens tot het toestel het begeeft. De vergeleken kost van beide situaties wordt behandeld in Wat kost de overstap naar een digitale kassa?.

Waar Kwitto staat — eerlijk gezegd. Kwitto dekt standaard de verplichtingen uit de tabel hierboven: journaal, kasboek, afronding, Peppol-facturen. De overstap vanaf een kasregister is het eenvoudigste geval dat bestaat — er zijn geen gegevens te migreren, het traject wordt beschreven in Van kasregister naar digitale kassa: waar begint u?. Houd uw huidige kassa als u zich in een van de gevallen uit de lijst hierboven herkent; en als uw zaak horeca met tafelbediening is, kies dan een gecertificeerd systeem voor de horeca — dat beroep dekken wij niet.

Veelgestelde vragen

Mijn kasregister is defect: moet ik hetzelfde opnieuw kopen? Niets verbiedt het. Het is vooral het natuurlijke moment om te vergelijken: een tablet die u al hebt volstaat om een digitale kassa in echte omstandigheden uit te proberen, zonder materiaal te kopen.

Als ik verander, moet ik mijn oude Z-tickets bewaren? Ja. De controlestroken en de journalen van de oude kassa bewaart u bij u voor de wettelijke termijn; het register van het nieuwe werktuig begint op zijn eerste dag.

Is een digitale kassa ingewikkelder dan een kassa met toetsen? Het verkoopscherm werkt zoals toetsen: een product, een vakje. De gewoontes van de toonbank blijven behouden, en de opleiding gebeurt op uw eigen producten — zie Moet u uw team opleiden voor een nieuwe kassa?.

En als mijn winkel geen betrouwbare internetverbinding heeft? Een kassa die daarvoor ontworpen is, werkt zonder verbinding: de verkoop, het ticket en de afsluiting gebeuren offline, de synchronisatie wacht op het netwerk — zie Een kassa die zonder internet werkt, wat verandert dat?.

Ik houd een tearoom naast mijn winkel: val ik onder de witte kassa? Als uw omzet uit restauratiediensten boven 25 000 € ligt, ja — dat is het horecageval, met zijn eigen regels, en het valt buiten het bestek van dit artikel.