Eén enkele bestellijst, drie kanalen
Het probleem met het bestelboek is niet het papier: het is dat er meerdere zijn. Het boek van de toonbank, de post-its van de telefoon, de e-mails van de site. De kassa brengt alles samen in één enkele lijst, waarop elke bestelling zijn herkomst aangeeft: die aan de toonbank opgenomen, die van de telefoon — genoteerd tijdens het gesprek, de klant teruggevonden via zijn nummer —, die om 22 uur op de site geplaatst. Eén lijst, één telling van de quota, één productiefiche ’s morgens. De verkoopster van zaterdag ziet hetzelfde als u.
Quota, afhaalsloten, uiterste besteltijd
Typescenario — Kerstmis. Op 20 december, drie instellingen: 60 bûches maximum, afhaling op 24 december tussen 8 en 13 uur in schijven van 20 minuten, geen bestellingen meer na 22 december om 18 uur. Vervolgens:
- de site weigert de bestelling boven het quotum en stelt het volgende, nog open afhaalslot voor;
- de toonbank houdt het laatste woord: tegenover een trouwe klant kan u het quotum overschrijden. Het scherm toont de telling (« 60/60 ») zonder te blokkeren, en de overschrijding wordt aan de productielijst toegevoegd;
- de afhalingen spreiden zich: twintig klanten per schijf van twintig minuten, in plaats van zestig op hetzelfde uur.
De voorschotten en hun btw
Een voorschot is geld dat vóór de verkoop wordt geïnd. De btw ervan is op dat moment verschuldigd, niet bij de afhaling. Bijgehouden in het bestelboek moet die opvolging op het moment van de aangifte gereconstrueerd worden; bijgehouden door de kassa gebeurt dat automatisch. Het voorschot wordt geïnd bij de bestelling — contant, met kaart, of via een betaallink die naar de klant van de telefoon wordt gestuurd —, wordt afgetrokken bij de afhaling, en elke boeking wordt op de juiste datum geregistreerd. Het geval van de klant die niet komt opdagen is voorzien: het voorschot wordt behouden of terugbetaald volgens uw voorwaarden, de beslissing wordt getraceerd, en de goederen gaan naar het circuit van de onverkochte producten.
’s Ochtends op de dag zelf
Om 5 uur op 24 december is de productielijst klaar: de vaste bestellingen worden toegevoegd aan de gewone productie, per product en per afhaalslot, en de afhalingen van de ochtend verschijnen naarmate ze plaatsvinden. Aan de toonbank verloopt de afhaling in één gebaar: de klant toont zijn bevestiging of geeft zijn naam, het voorschot is al afgetrokken, het saldo wordt geïnd. Twee verkoopsters kunnen niet twee keer dezelfde bestelling afgeven, ook niet wanneer de internetverbinding onderbroken is.
Waar Kwitto staat. De unieke lijst, de quota, de afhaalsloten, de uiterste besteltijden, de voorschotten en de betaallinks zijn vandaag beschikbaar. Een grens om te kennen: de bestelling op afstand die de klant zelf plaatst, verloopt via uw online bestelpagina; aan de telefoon is het uw team dat de gegevens invoert — de klant wordt teruggevonden via zijn nummer, het artikel via zijn eerste letters. Een antwoordapparaat dat zelfstandig bestellingen opneemt, is in ontwikkeling; we verkopen het niet voor het bestaat.
Veelgestelde vragen
Een klant wil zijn bûche-bestelling wijzigen op de avond van 23 december. Uw instelling beslist: vóór de uiterste besteltijd wijzigt hij ze zelf online; erna verloopt de wijziging via u. In beide gevallen wordt het quotum bijgewerkt.
Hoe neemt u een telefonische bestelling op zonder de rij te laten wachten? De invoer vraagt een paar handelingen: klant teruggevonden via zijn nummer, artikelen, afhaaldatum, voorschot via een betaallink die tijdens het gesprek verstuurd wordt. Ze kan ook vanaf het kantoor gebeuren terwijl de toonbank verkoopt.
Komen de bestellingen van de site vanzelf in de keuken terecht? Ja. Ze komen in dezelfde lijst terecht, tellen mee in dezelfde quota en staan op dezelfde productiefiche als de bestellingen van de toonbank en de telefoon.
Wat gebeurt er met het voorschot van een klant die niet komt opdagen? Wat uw voorwaarden voorzien — behouden of terugbetaald. De kassa traceert de beslissing, en de goederen gaan, geteld, naar het circuit van de onverkochte producten.